Technologies collaboratives

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Définition

Les technologies collaboratives, également connues sous le nom de technologies de collaboration, se réfèrent à un ensemble d'outils et de plateformes conçus pour faciliter la communication, la coordination et la collaboration entre les individus ou les groupes de travail, que ce soit en temps réel ou de manière asynchrone. Ces technologies sont destinées à améliorer l'efficacité et la productivité en favorisant le partage d'informations, la co-création et la prise de décision collective. Voici quelques exemples de technologies collaboratives :

1. Messagerie Instantanée et Chat : Des outils de messagerie instantanée tels que Slack, Microsoft Teams, ou WhatsApp permettent une communication en temps réel, favorisant la collaboration instantanée et la résolution rapide des problèmes.
2. Outils de Collaboration en Ligne : Des plates-formes comme Google Workspace (anciennement G Suite), Microsoft 365 et Dropbox offrent des outils de collaboration en ligne, tels que le partage de documents, les feuilles de calcul, les présentations, et la possibilité de collaborer simultanément sur des projets.
3. Plateformes de Gestion de Projet : Des outils comme Trello, Asana ou Jira facilitent la planification, la coordination des tâches et le suivi des progrès au sein des équipes de projet.
4. Réseaux Sociaux d'Entreprise : Des plateformes telles que Yammer, Workplace by Facebook ou Slack Connect Enterprise permettent aux employés de collaborer et de partager des informations de manière similaire à des réseaux sociaux, mais au sein de l'environnement de travail.
5. Systèmes de Gestion de Contenu d'Entreprise (ECM) : Ces systèmes, tels que SharePoint, permettent de stocker, organiser et partager des documents et des informations au sein de l'entreprise.
6. Vidéoconférence et Webinaires : Des outils tels que Zoom, Microsoft Teams, et Cisco Webex facilitent les réunions virtuelles, les vidéoconférences et les webinaires, permettant aux équipes distantes de collaborer de manière visuelle.
7. Wiki d'Entreprise : Des plateformes comme Confluence fournissent un espace centralisé pour créer, partager et collaborer sur des documents de manière collaborative.
8. Plateformes de Gestion des Connaissances : Ces systèmes, tels que Bloomfire ou KnowledgeOwl, permettent de stocker et de partager des connaissances au sein de l'organisation, facilitant ainsi la collaboration et l'apprentissage.

L'objectif de ces technologies collaboratives est de briser les barrières géographiques, de favoriser une communication transparente, et de permettre aux individus de travailler ensemble de manière plus efficace, quel que soit leur emplacement physique. En combinaison, ces outils contribuent à créer un environnement de travail plus agile et collaboratif.

Cartographie des technologies

• one-to-one messaging,
• sharing a common database,
• distributed documents in replicated databases throughout the world.

Lotus Notes' three models for communication (source: IBM)

Cartographie des outils de communication et collaboration en entreprise (source : IBM)

Time-space matrix (Johansen, 1988)

Groupware (ie. Collecticiel)

Définition

« L ’ensemble des techniques et des méthodes qui contribuent à la réalisation d’un objectif commun à plusieurs acteurs, séparés ou réunis par le temps et l’espace, à l’aide de tout dispositif interactif faisant appel à l’informatique, aux télécommunications et aux méthodes de conduite de groupe »

Workgroup vs Workflow

Contexte et usages

	Même instant	Instants différents
Même lieu	Aide à la réunion en face à face	Aide à la communication, la coordination et la collaboration et au partage distribué	-> Réseaux locaux
Lieux différents	Aide à la réunion et à la collaboration à distance		-> Réseaux distants
	Groupware synchrone	Groupware asynchrone

Communication collaborative unifiée (CCU)

A partir d’un état des lieux des usages de la Communication Collaborative Unifiée, CCU, et de leurs impacts dans les grandes entreprises le CIGREF propose une définition qui pourrait s’appeler « la pratique des 5A » :

« La Communication Collaborative Unifiée traduit la capacité d’échanger et de partager l’information sans qu’émetteur ou récepteur soit soumis à une quelconque contrainte de lieu (Anywhere), de contenu (Anything), de temps (Anytime), de media (Any device), de nombre ou de disponibilité d’acteurs (Anybody) »

5 messages clés sont à retenir :

• Toutes les entreprises font de la CCU sans le savoir, à des degrés divers, comme Mr Jourdain en son temps.
• La simplicité prédomine dans l’adoption puis l’appropriation par l’utilisateur. On pourrait résumer par « d’un simple click je… » :
  • D’un simple clic dans mon agenda j’invite mon collègue à une webconférence,
  • D’un simple clic je partage mon document avec qui que ce soit sur un autre site géographique,
  • D’un simple clic je reprends ma discussion en vidéoconférence avec mon collègue qui s’est rendu à l’aéroport, …
• La CCU remet le bon usage pour le bon outil. Par exemple la messagerie qui est devenue au fil du temps un outil de stockage personnel retourne vers sa fonction première d’échange d’informations au bénéfice d’espaces collaboratifs qui enrichissent le patrimoine collectif de l’entreprise.
• Le degré d’intégration technique, organisationnelle et managériale, déterminera et créera la valeur pour l’entreprise.
  • Les entreprises qui fonctionnent en mode collaboratif, mobilisent l’intelligence collective et l’apprentissage en équipe. Elles préparent mieux leur avenir : des études ont montré que la si la productivité personnelle représente 20% du réservoir de productivité d’une entreprise, la productivité collective en représente 50%.
  • La CCU facilite le dé cloisonnage et la continuité d’activité.
  • Il faut toutefois laisser le temps aux organisations de digérer ces nouvelles solutions, de déterminer les bonnes pratiques, et procéder par étape itérative.
• L’attractivité et la capacité de l’entreprise à intégrer les jeunes générations en dépendent. On parle de la génération Y puis la génération C. Et si cette jeune génération C nous donnait la voix à suivre ? C comme Communiquer, Collaborer et Créer …

The evolution of unified communications. [Source : Precedence Technology]

Plateformes technologiques (ie. Digital workplace)

Digital Workplace Landscape Coca Cola

Définition

Une digital workplace permet à un professionnel d'accéder à l'ensemble de ses informations de travail, qu'elles soient individuelles (notes, brouillons...) ou collectives (documents, données issues d'applications, d'espaces de travail partagés...). Sur le papier, une digital workplace se compose typiquement d'un moteur de recherche, d'une gestion documentaire avec des fonctionnalités de coédition de fichiers à plusieurs, voire d'une messagerie collaborative. Elle peut aussi intégrer des processus métier.

La digital workplace dépasse le périmètre des outils collaboratifs généralistes pour venir intégrer des applications collaboratives et métier plus spécifiques. Cette plateforme viendrait en théorie englober les outils de gestion de projet verticaux (dans le CRM, la R&D...). Sa promesse ? Venir fédérer la diversité informationnelle et applicative d'une organisation au sein d'une plateforme de travail commune.

voir également la vidéo sur la page :

Quels sont les principaux objectifs d'une digital workplace ?

Une digital workplace recouvre de nombreux objectifs que l'on peut résumer selon cinq axes :

1. Améliorer la communication interne,
2. Fluidifier la collaboration,
3. Augmenter la productivité,
4. Améliorer la satisfaction des salariés,
5. Améliorer indirectement la satisfaction client.

voir aussi : https://www2.deloitte.com/fr/fr/pages/technology/articles/digital-workplace.html

Communauté de Pratique (CoP) et TIC

• Une communauté de pratique ≠ n'est pas un outil informatique
• Les outils permettent l’extension et la formalisation des travaux de la communauté
• Un mauvais outil peut tuer une communauté mais un bon outil ne garantit pas une communauté vivante

Recommandations :

• La facilité d’appropriation
• La convivialité
• La simplicité
• La proximité
• Une solution évolutive